Письмо - подтверждение присутствия (образцы). Официальное письмо об участии в мероприятии Письмо о согласии

Документация

Если вашим оппонентом к его предложению были приложены какие-то дополнительные бумаги, обозначьте то, что вы с ними ознакомились.

При возможности, выскажите в письме выражение надежды на то, что сотрудничество все же состоится, не преминув внести условия, которые для этого должны быть выполнены.
В заключение подпишите письмо и датируйте.

Письмо-отказ

В случае, если ответ подробный и обстоятельный, то следует поделить его на абзацы или пункты – так восприятие текста существенно облегчается. При отказе не надо рубить сплеча и «сжигать мосты» желательно оставить пути к отступлению, то есть поблагодарить за оказанное внимание и выразить надежду на возможность дальнейшего сотрудничества.

Для этого можно указать условия, которые получатель может выполнить для установления деловых отношений. Если есть возможность посоветовать предприятие, которое также согласилось бы на сотрудничество или иные предложения, высказанные в первоначальном послании, то пренебрегать ею не следует – это оставит хороший след в памяти адресата.
На имя кого писать Отказ нужно писать строго на имя того человека, который подписался под изначальным письмом. В противном случае, отказ может не дойти до адресата или затеряться в потоке входящей корреспонденции.

Сведения должны быть такого объема, чтобы у адресата не осталось вопросов относительно планируемого события, места и времени его проведения. Чтобы адрес убедился, что приглашение направлено именно ему, нужно указать данные о получателе.
Обычно данную информацию располагают в правом верхнем углу бланка письма в дательном падеже. Если это организация, то пишут ее наименование и местонахождение, ФИО и должность руководителя.

Внимание

Если это физическое лицо - то его ФИО и адрес проживания. Далее указывают, от кого письмо направлено. Важно указать не только наименование организации или ФИО составителя и отправителя, но и контактные данные, которые позволяет при появлении вопросов относительно планируемого мероприятия задать их автору письма-приглашения.

Текст письма начинают с обращения. Используется вежливая форма.

Примеры оформления письма-приглашения

Москва, Рождественский бульвар, 28. Дата: 15.03.2015 г. Для участия в конференции оставьте заявку на нашем сайте: www.іnnovation.ru.

С уважением, Александр Викторович Письмо №5 Уважаемые коллеги! Компания «Innovation» с радостью приглашает Вас принять участие в научной конференции «Современные системы видеонаблюдения». В ходе конференции будут представлены новые разработки систем безопасности для крупных и малых предприятий.
Докладчики конференции ознакомят участников с инновационными программами и техническими приспособлениями, которые обезопасят Ваш бизнес. Также на конференции будет производиться продажа специализированного оборудования.
Чтобы принять участие в конференции, заполните анкету во вложении и вышлете ее по адресу: іДанный адрес e-mail защищен от спам-ботов, Вам необходимо включить Javascript для его просмотра. Место проведения: г. Москва, Рождественский бульвар, 28.

Как выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме

Инфо

В ходе конференции будут рассмотрены актуальные вопросы, касающиеся сферы отельного бизнеса, а также внедрение новых методов и технологий, которые помогут повысить качество приема гостей в гостиницах и отелях. Основной целью конференции является поиск ответов на следующие вопросы:

стандарты качества сотрудников отеля при приеме гостей;
способы развития бизнес туризма;
методы повышения квалификации для сотрудников сферы обслуживания;
способы привлечения клиентов в условиях кризиса.

Спикерами конференции являются:

Федорченко Николай – основатель школы гостеприимства WELCOMER NETWORK;
Лутковская Валерия – руководитель службы приема и размещения в отеле Opera;
Колосов Виктор – главный редактор тематического издания «Институт гостеприимства».

Стоимость участия в конференции составляет 10 000 рублей.

Письмо приглашение на конференцию (образцы)

Например: «О мероприятии», «Об участии в семинаре» и так далее. Содержание письма с отказом Чтобы вежливо выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме, необходимо соблюдать все нормы делового этикета. Обязательно начните с обращения, при этом ориентируйтесь на данные, указанные в приглашении. Если вы знаете имя и отчество корреспондента, то можно воспользоваться приветствием вида: Уважаемый Николай Николаевич! Бывает и так, что известны только фамилия и инициалы отправителя. В этом случае стоит ограничиться фамилией и принятым в России деловым обращением (господин, госпожа): Уважаемый г-н Николаев! Использовать инициалы не следует: это не только неряшливо смотрится, но и невежливо.

В письме должно быть упомянуто предложение (или просто упоминание) возможных альтернатив: «Мы надеемся, что в дальнейшем мы сможем вернуться к этому проекту и продолжить сотрудничество» «Уверены в возможности сотрудничества при реализации будущих проектов» «Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий». А теперь посмотрите, как в целом звучит письмо-отказ с использованием перечисленных выше компонентов: Письмо отказ Инструменты корректности Добрый день, Владимир! Персональная адресованность Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение! Благодарность за отклик на предложение Мы рассмотрели проект вашей компании по организации офисной печати для нашей компании.

Как грамотно написать письмо отказ

Более того, это рабочая практика, с которой нужно научиться грамотно работать. Научиться грамотно отказывать – это значит научиться делать это максимально корректно». 2. Для того чтобы отказ прозвучал для адресата максимально корректно, важно, чтобы письмо содержало следующие важные компоненты: 1) письмо-отказ должно быть персонально адресованным (персональное обращение): «Здравствуйте, уважаемый Иван Иванович!» «Уважаемая Наталья Константиновна!» 2) письмо-отказ должно содержать благодарность за отклик на наше предложение: «Благодарим за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам Ваше деловое предложение!» «Спасибо, что откликнулись на наше предложение» «Спасибо за присланное в наш адрес резюме». 3.
На подтверждение нашей предварительной договоренности высылаем. Вам письменное приглашение 9. Настоящим подтверждаем, что все заказанные товары были отгружены и отправлены без задержки согласно. Вашему коносамента 10. На подтверждение нашего телефонного разговора от (дата) просим. Вас принять официальный заказ на 11. Просим. Вас с должным вниманием отнестись к выполнению нашего заказа и в определенный (согласованный) срок предоставить (прислать) нам образцы 12. Экспедиторское агентство только подтвердило прибытие 25 (двадцати пяти) ящиков 7110 Сопроводительное письмо Это служебное письмо, которое прилагается к основному документу (накладной, счета-фактуры, каталог, проспекта, прейскуранта, чертежей, буклетов, образцов новых товаров) и информационно сопровождает его обыч ичай это небольшое по объему письмо, содержащее названия и перечень присланных документов. Напримерд: .

Официальное письмо об участии в мероприятии

Если выбран последний вариант, то в тексте письма нужно указать:

вежливое обращение;
название организации, от которой идет приглашение;
наименование должности, которая предлагается соискателю;
точное место проведения собеседования с указанием адреса, кабинета, схемы движения, если найти данное место проблематично;
точное время проведения - вплоть до минут;
список документов и вещей, которые у приглашенного должны быть с собой, например, документы об образовании, трудовая книжка, паспорт и пр.;
контактные данные лица, которое проведет собеседование - с этим лицом соискатель при необходимости уточнить информации может связаться, важно оставить телефон.

Далее рассмотрим особенности оформления некоторых реквизитов и смысловых частей письма. Письмо-отказ: как написать заголовок? Или, как иногда говорят, тема письма. Здесь есть небольшая тонкость из области этикета: если покажете явный негатив и отрицание, «плюсов» в глазах вашего партнёра это вам не добавит. Тема вашего ответного письма не должна сообщать ваше решение отказать в чем бы то ни было.

Лучше написать нейтрально: «Сотрудничество», «О гарантии», «О подписании договора» и.т.д. Поскольку письмо-отказ практически всегда является ответным, то можно сохранить ту тему, которая была заявлена в письме-запросе.

Текст Текст письма начинается с обращения к адресату по имени и отчеству. Если известна только фамилия, то обращаемся по фамилии, но никаких инициалов уже не пишем, и не забываем, что в России общепринятое обращение на такой случай – «господин» или «госпожа».

Если вам пришлось «переписываться» с массовой рассылкой, то задача упрощается еще больше: скорее всего, ваше ответное письмо даже не прочитают. Но в некоторых случаях написание делового письма превращается в тщательный подбор слов, позволяющих выразить максимум сожаления в рамках деловой лексики.

К ним относятся следующие ситуации:

Вы переписываетесь с потенциальным партнером, но вынуждены отказать по объективной причине. Вам нужно выразить отказ, передав в то же время заинтересованность в скорейшем начале сотрудничества.

Вы можете выразить благодарность за присланное приглашение и отметить уникальные возможности, которые были предоставлены вам адресатом. Также можно начать письмо с вежливого сожаления о том, что приглашение, несмотря на то, что оно было желанным, по объективным причинам придется отклонить. Чтобы облегчить себе задачу, можно составить список «универсальных» фраз, которые в дальнейшем можно будет корректировать под особенности ситуации: Благодарим за крайне интересное предложение, но к сожалению… Мы очень ценим ваше приглашение и надеемся на дальнейшее сотрудничество… Спасибо за предоставленную возможность принять участие в… К сожалению, у нас нет возможности принять участие в мероприятии в связи с… Указание заинтересованности в партнерстве – обязательный момент. Даже если вы не планируете иметь каких-либо деловых связей с корреспондентом, выразите желание укрепить деловые связи.

Письмо-согласие

Ключевая фраза письма-подтверждения должна включать слова, производные глагола «подтверждать». Заканчиваться письмо может просьбой, пожеланием или предложением и т. д. В подобных письмах принято использовать выражения:

Мы получили ваши письма …
Сообщаем вам, что получили ваше письмо от …
Подтверждаем получение
С благодарностью подтверждаем получение вашего заказа и приступаем к выполнению…

При подтверждении согласия с датой переговоров, ценой, условиями поставки и т.

п., при удостоверении какого-либо факта, в письмах традиционно употребляются формулировки:

Подтверждаем…
Посылаем вам подтверждение…
С удовлетворением подтверждаем…
Предприятие (название) рассмотрело письмо директора предприятия… от…

Письмо согласие на участии в заседании

Впишите исходящий регистрационный номер, дату письма-подтверждения, а также входящий регистрационный номер и дату документа, ответ на который составляется вашей организацией. 5 Напишите тему служебного письма. Название письма-подтверждения не указывается. 6 В правом верхнем углу письма-подтверждения укажите наименование предприятия, фамилию, имя, отчество руководителя компании, являющейся партнером, занимаемую им должность в дательном падеже. 7 Посередине листа обратитесь к руководителю компании-адресата по имени и отчеству. К примеру, «Уважаемый Иван Иванович!». 8 В содержании письма-подтверждения укажите, какую информацию или документацию вы получили.
Впишите, что вы подтверждаете данный факт. Если вам на руки поступили документы, напишите их названия.

Письмо-подтверждение

Добавляем перечень нашей новой продукции 5. Высылаем. Вам страховые бланки, необходимые для того, чтобы подать заявление о страховом случае 6. Высылаем. Вам страховой сертификат 7. На. Вашу просьбу надсипаемо перечень страховых тарифов на воздушные перевозки грузов 8.

Добавляем также информационный бюллетень, в котором. Вы сможете прочитать об условиях лизинга 9. Брошюра, которую мы добавляем к письму, содержит информацию о суммах надбавок и снижений. В приложении описаны также преимущества заключения долгосрочного контракта 10.

Высылаем. Вам копы счетов, срок оплаты которых истек 11. Просим пересмотреть последний каталог наших товаров и сообщить, какие из предлагаемых позиций. Вас заинтересовали 12. Надеемся, что. Вы заинтересуетесь 13.

На. Вашу просьбу высылаем список референтов, которые могут предоставить. Вам нужную (подробную) информацию о качестве наших товаров 14.

Как составить письмо-согласие?

Внимание

Инструкция 1 В левом верхнем углу впишите полное наименование предприятия в соответствии с учредительными документами или фамилию, имя, отчество физического лица в соответствии с документом, удостоверяющим личность, если фирма является индивидуальным предпринимателем. 2 Укажите адрес компании (почтовый индекс, область, город, населенный пункт, название улицы, номер дома, корпус, офис). Напишите идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на учет в налоговый орган, основной государственный номер налогоплательщика, код предприятия в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций. 3 Впишите номер контактного телефона компании, адрес электронной почты. Если у организации имеется герб, поставьте его в шапке документа.

Как выразить отказ от участия в мероприятии в деловом письме

Например, если в письме содержится просьба предоставить какие-либо документы, а в ответном письме говорится о высылке этих документов, оба письма будут иметь одинаковый заголовок: «О предоставлении документов». Читайте о письме — ответе на претензию еще больше по ссылке. Исключение составляют письма — ответы на обращения граждан: независимо от того, положительный или отрицательный ответ дается на обращение гражданина, в письме-ответе следует кратко пересказать содержание заявления, предложения или жалобы, с которой обратился гражданин.
При подготовке ответного письма желательно соблюдать принцип языкового параллелизма. Это означает, что в тексте письма-ответа нужно использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в письме-просьбе.

Образец письма-ответа

Сложности при написании писем-отказов Проще всего сформулировать вежливый отказ, если вы не заинтересованы в сохранении деловых связей с адресатом. В этом случае достаточно придерживаться делового тона и опираться на базовые правила по написанию писем-отказов. Если вам пришлось «переписываться» с массовой рассылкой, то задача упрощается еще больше: скорее всего, ваше ответное письмо даже не прочитают.
Но в некоторых случаях написание делового письма превращается в тщательный подбор слов, позволяющих выразить максимум сожаления в рамках деловой лексики. К ним относятся следующие ситуации:

Вы переписываетесь с потенциальным партнером, но вынуждены отказать по объективной причине. Вам нужно выразить отказ, передав в то же время заинтересованность в скорейшем начале сотрудничества.

Чем больше известна фирма, тем чаще на контактный адрес поступают различные предложения, причем как от партнеров, так и от компаний, не имеющих с вами деловых связей. Невозможно посещать все деловые встречи и бизнес-семинары, на которые приходят приглашения. Это понимает не только приглашенный, но и приглашающая сторона, ведь зачастую предложение поучаствовать в мероприятии приходит с массовой рассылкой.

Но не стоит игнорировать подобные письма только потому, что они вам не интересны. Молчание в ответ на приглашение может быть расценено как оскорбление. Поэтому обязательно нужно выслать корреспонденту то, что утвердит ваш отказ от участия в мероприятии – деловое письмо с извинениями и искренними сожалениями. Грамотно сформулированный отказ позволит сохранить лояльные отношения с адресатом, несмотря на решение пропустить организуемое им мероприятие.

Письмо о согласии принять участие в мероприятии

Вы можете добавить тему в список избранных и подписаться на уведомления по почте. Ирина [email protected] Россия, Дзержинск #1 10 сентября 2016, 20:06 Оценок нет Здравствуйте!Подскажите как написать письмо-согласие на участие в заседании Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… Mira Россия, Владивосток #2 13 сентября 2016, 7:59 в ответ на письмо № сообщаем о готовности принять участие в заседании » таком-то таком-то» просим сообщить в рабочем порядке место проведения и время.

Я хочу обратить внимание модератора на это сообщение, потому что: Идет отправка уведомления… « Первая ← Пред.1 След.

Важно

Письмом также можно подтвердить бронирование номера в гостинице, ответить на приглашение, сообщить о получении товаров или услуг, дать согласие на встречу, принять условия участия в каком-либо мероприятии. При написании письма-подтверждения рекомендуем придерживаться следующей схемы. Если вы составляете деловое письмо-подтверждение, желательно использовать бланк или употребить официальную форму написания вашего имени и адреса.

Можно использовать этикетки-наклейки с этой информацией. При личной переписке вполне подойдет простая бумага. Можно отправить письмо-подтверждение и по электронной почте, соблюдя при этом все формальности.

Начинать следует с приветствия, соответствующего содержанию письма. Иногда в деловой переписке необходимо употреблять форму приветствия «Уважаемые господа» или подобное обращение.
Если послание было отправлено от имени фирмы и об адресате неизвестно ничего, то используется универсальное «общее» обращение «Уважаемые господа!» Этого достаточно, чтобы выразить уважение при отсутствии других данных. Даже если вы отвечаете на письмо по электронной почте, позаботьтесь о том, чтобы уведомить отправителя, на какое именно обращение направлен заказ. Вы можете оформить эти данные двумя способами: либо вынести ссылку на запрос в отдельном реквизите под номером и датой письма (обычно такие реквизиты присутствуют в общих официальных бланках), либо сообщить эти данные в начале обращения. Если вы выбрали второй способ, то письмо должно начинаться со следующих строк: В ответ на ваше письмо от 01.02.2017 №341 сообщаем, что… Желательно не сообщать об отказе «в лоб», особенно если данные о письме вы прописали в реквизитах. Первые строки обязательно должны иметь позитивное содержание.

Как правильно составляется письмо-согласие? Нужно ли в нем повторять содержание письма-запроса, как озаглавить такое письмо?

Помощник руководителя, г. Волгоград

Ответ

Существует несколько правил, которые следует соблюдать при составлении этой разновидности писем:

Не следует начинать текст ответного письма фразой «На ваше письмо от … № … сообщаем, что …» или: «На ваш запрос от … № … сообщаем, что …», поскольку в бланк письма включен реквизит «Ссылка на дату и номер поступившего документа», где и следует указывать дату и номер поступившего документа.
Не следует пересказывать в ответном письме содержание поступившего письма, т. к. связь между ответным письмом и письмом-просьбой (запросом) устанавливается с помощью реквизита «заголовок к тесту», тематически связывающего письмо-просьбу с письмом-ответом .

Читайте о письме - ответе на претензию еще больше по ссылке.

Исключение составляют письма - ответы на обращения граждан : независимо от того, положительный или отрицательный ответ дается на обращение гражданина, в письме-ответе следует кратко пересказать содержание заявления, предложения или жалобы, с которой обратился гражданин.

При подготовке ответного письма желательно соблюдать принцип языкового параллелизма. Это означает, что в тексте письма-ответа нужно использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в письме-просьбе.

Смысловые части

Если инициативное письмо (просьба, запрос, предложение) содержит обоснование, то и письмо-согласие должно содержать идентичное обоснование. В таком случае письмо-согласие будет состоять из двух смысловых частей: обоснования и заключения. Например:

Текст письма-согласия может состоять из одной части, если в письме-просьбе не содержалось обоснования.

В тех случаях, когда, отвечая согласием на просьбу (запрос, предложение), автор письма одновременно считает необходимым уточнить, разъяснить, скорректировать действия, письмо-согласие может состоять из двух или более смысловых частей:

1-я часть – обоснование;
2-я часть– принципиальное согласие с предложением (просьбой, запросом);
3-я часть – дополнительные условия.

Например:

В тексте письма-согласия могут использоваться следующие фразы:

Сообщаем Вам, что … (или: В связи с … сообщаем Вам, что … );

Доводим до Вашего сведения, что …;

Информируем Вас о том, что …;

Извещаем Вас о …;

Готовы принять ваши условия …;

Согласны рассмотреть ваши предложения … .

Не возражаем против … и др.

Например:

По проекту ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» замечаний не имеем, считаем возможным принять данный проект в качестве государственного стандарта.

Письмо-согласие может быть одновременно сопроводительным письмом, если, например, инициативное письмо содержит просьбу о предоставлении каких-либо материалов.

Вы узнаете больше о рекомендательном письме , если перейдете в материал.

Если письмо является ответом на письмо-требование или претензию и содержит признание неправомерных действий или нарушения определенных условий, в текст письма желательно включить этикетные фразы типа:

Приносим Вам извинения за …

Просим Вас извинить нас за …

Надеемся, что … не отразится на нашем дальнейшем сотрудничестве.

Надеемся на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.

Подробную информацию о составлении служебных писем, составе их реквизитов, особенностях оформления читайте информацию в Государственном стандарте РФ

Существует несколько правил, которые следует соблюдать при составлении этой разновидности писем:

Не следует начинать текст ответного письма фразой “На ваше письмо от… № … сообщаем, что …” или: “На ваш запрос от… № … сообщаем, что …”, поскольку в бланк письма включен реквизит “Ссылка на дату и номер поступившего документа”, где и следует указывать дату и номер поступившего документа.
Не следует пересказывать в ответном письме содержание поступившего письма, так как связь между ответным письмом и письмом-просьбой (запросом) устанавливается с помощью реквизита «заголовок к тесту», тематически связывающего письмо-просьбу с письмом-ответом.

Более подробно о письме - ответе на претензию вы можете узнать в статье.

Исключение составляют письма-ответы на обращения граждан: независимо от того, положительный или отрицательный ответ дается на обращение гражданина, в письме-ответе следует кратко пересказать содержание заявления, предложения или жалобы, с которой обратился гражданин.

Смысловые части

Письмо-просьба

(две смысловые части)

Письмо-согласие

(две смысловые части)

В связи с проведением торжественных Рождественских Богослужений просим Вас продлить работу городского пассажирского транспорта в ночь с 6-го на 7-е января 2015 г. до двух часов ночи

Сообщаем Вам, что в связи с проведением торжественных Рождественских Богослужений работа городского пассажирского транспорта в ночь с 6-го на 7-е января 2015 г. будет продлена до двух часов ночи

Текст письма-согласия может состоять из одной части, если в письме-просьбе не содержалось обоснования.

1 часть - обоснование;
2 часть - принципиальное согласие с предложением (просьбой, запросом);
3 часть - дополнительные условия.

Например:

Письмо-просьба

Письмо-согласие

В целях реализации социально-культурных программ предлагаем Вам в период с февраля по июль 2015 г. провести цикл творческих встреч населения района с артистами в рамках проекта “Кумиры” при условии финансирования этих встреч префектурой.

В целях реализации социально-культурных программ готовы организовать цикл творческих встреч населения района с артистами в рамках проекта “Кумиры” с финансированием этих мероприятий префектурой.

Однако, учитывая, что префектурой одновременно реализуется несколько культурных проектов, считаем целесообразным начать реализацию данного проекта с марта 2015 г.

В тексте письма-согласия могут использоваться следующие фразы:

Сообщаем Вам, что … (или: В связи с … сообщаем Вам, что… );

Доводим до Вашего сведения, что …;

Информируем Вас о том, что …;

Извещаем Вас о …;

Готовы принять ваши условия …;

Согласны рассмотреть ваши предложения … .

Не возражаем против … и др.

Например:

По проекту ГОСТ Р “Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” замечаний не имеем, считаем возможным принять данный проект в качестве государственного стандарта.

Письмо-согласие может быть одновременно сопроводительным письмом, если, например, инициативное письмо содержит просьбу о продоставлении каких-либо материалов.

Приносим Вам извинения за …

Просим Вас извинить нас за …

Надеемся, что … не отразится на нашем дальнейшем сотрудничестве.

Надеемся на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.

Читайте о входящей корреспонденции в 2017 году больше информации в статье по ссылке.

Подробную информацию о составлении служебных писем, составе их реквизитов, особенностях оформления читайте информацию в Государственном стандарте РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации", Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 и Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.