Должностная инструкция администратора регламентирует трудовые взаимоотношения. Она содержит функциональные обязанности, права, виды ответственности работника, порядок подчинения, занятия, освобождения его от должности, требования к опыту, образованию.

Документ создает руководитель подразделения. Утверждает генеральный директор организации.

Предоставленную ниже типовую форму можно использовать при подготовке должностной инструкции администратора торгового зала, фитнес клуба, магазина, гостиницы, салона красоты, ресторана (кафе) и т.п.

Ряд положений инструкции может отличаться в зависимости от специализации учреждения.

Образец типовой должностной инструкции администратора

Администратор магазина

Администратор магазина налаживает и управляет работой торгового заведения, оформляет помещения. Специалист следит за расположением товаров, наличием и верностью содержания ценников. В его задачи входит соблюдение правил торговли, консультирование посетителей.

Специфические обязанности администратора магазина:

1. Контроль своевременного пополнения ассортимента товаров, применения технологического, торгового оборудования.

2. Принятие мер к ускорению обслуживания посетителей.

3. Участие в приеме, учете товарно-материальных ценностей.

Администратор гостиницы

Администратор гостиницы встречает, регистрирует, размещает посетителей заведения. В его обязанности входит обеспечение своевременной доставки багажа клиента в номер, информирование о правилах учреждения, услугах.

Специфические обязанности администратора гостиницы:

1. Выдача ключей клиентам.

2. Передача корреспонденции, адресованной клиентам.

3. Обеспечение исправного функционирования, своевременного ремонта оборудования.

4. Контроль за исполнением дисциплины со стороны клиентов.

Администратор салона

Администратор салона красоты записывает, принимает клиентов учреждения. В его задачи входит обеспечение комфортного пребывания, обслуживания посетителей, консультирование об услугах, акциях заведения.

Специфические обязанности администратора салона красоты:

1. Отпуск продукции, представленной в учреждении.

2. Налаживание организационного, технического обеспечения деятельности персонала заведения.

3. Планирование графика посещения специалистов учреждения.

Администратор ресторана (кафе)

Администратор ресторана (кафе) управляет работой заведения. Он подбирает персонал, обучат его, встречает, провожает посетителей, налаживает трудовые процессы, разрешает вопросы, рассматривает предложения, замечания посетителей.

Специфические обязанности администратора ресторана (кафе):

1. Ведение коммуникации с деловыми партнерами, контрагентами, государственными органами.

2. Составление планов деятельности заведения.

3. Ведение закупок товаров, услуг.

4. Контроль финансовых, текущих отчетных документов.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность Администратора.

1.2. Администратор назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия (учреждения, организации).

1.3. Администратор подчиняется непосредственно _________________.

1.4. На должность Администратора назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.5. Администратор должен знать:

Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы предприятия, учреждения, организации;

Структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;

Правила и методы организации обслуживания посетителей;

Виды оказываемых услуг;

Основы экономики, организации труда и управления;

Планировку и порядок оформления помещений и витрин;

Основы эстетики и социальной психологии;

Законодательство о труде;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и нормы охраны труда.

1.6. В период временного отсутствия Администратора его обязанности возлагаются на ___________________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Функциональные обязанности Администратора определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности Администратора и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции исходя из конкретных обстоятельств.

2.2. Администратор:

2.2.1. Осуществляет работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.

2.2.2. Обеспечивает контроль за сохранностью материальных ценностей.

2.2.3. Консультирует посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.

2.2.4. Принимает меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

2.2.5. Рассматривает претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно-технические мероприятия.

2.2.6. Осуществляет контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.

2.2.7. Обеспечивает чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории.

2.2.8. Контролирует соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.

2.2.9. Информирует руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

2.2.10. Обеспечивает исполнение работниками указаний руководства предприятия.

3. ПРАВА

3.1. Администратор имеет право:

3.1.1. Давать распоряжения и указания и принимать соответствующие действия по устранению причин, создавших конфликтную ситуацию.

3.1.2. Вносить предложения руководству предприятия (учреждения, организации) по улучшению работы, относящейся к его функциональным обязанностям.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Администратор несет ответственность за:

4.1.1. Невыполнение своих функциональных обязанностей.

4.1.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.

4.1.3. Невыполнение приказов, распоряжений директора предприятия.

4.1.4. Нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы Администратора определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

Другие инструкции в разделе:

Любое серьезное заведение, будь то склад, или магазин, или ресторан, не обходится без администратора, в обязанности которого входят управленческие функции.

Прошлые схемы руководства предприятием изжили себя, поэтому нужен специалист, который сможет хорошо управлять процессами, осуществлять контроль за производством, людьми и товаром, а также грамотно распределять работу между различными отделами.

Администратор должен быть в курсе ситуации во внешней и внутренней деятельности компании, чтобы хорошо делать свою работу. Иногда администратора называют менеджером.

Принципы работы

Общий смысл этой работы в том, чтобы магазин работал, как часы. Принцип - контроль за людьми, товаром, залом и документами.

является руководителем для продавцов, кассиров, приемщиков и грузчиков. Он - взаимодействующее звено между отделами всего магазина.

Через него решаются вопросы между персоналом и вышестоящим руководством, которое он также извещает о проблемах на производстве.

Для успешного осуществления своих функций администратор должен руководствоваться определенными инструкциями и нормирующими документами.

Области его компетенции

Администратор хранит в отдельном месте и доносит до персонала содержание нормативных и руководящих документов, приказов, должностных инструкций; он ведет проведенных кассовых операций и прочих отчетов.

При приеме товара администратор проверяет сроки годности продуктов, следит за добросовестным соблюдением условий хранения товаров. В случае необходимости предпринимает все меры по утилизации просроченных продуктов или возврату их поставщику.

В его обязанности входит корректировка условий труда , соблюдение прав и обязанностей сотрудников, режима их работы.

Администратор должен в совершенстве знать Трудовой кодекс РФ, иметь представление об организации коллективного труда, совмещении профессий, аттестации сотрудников и многое другое, чтобы умело направлять деятельность своих подчиненных.

Для успешной реализации разных товаров, менеджер должен быть хорошо осведомлен о таких вещах, как покупательское поведение потребителя, иметь представление об их нуждах и потребностях, прогнозировать спрос, знать, как позиционировать товар на рынке и прочее. Все это основы знаний о маркетинге, которые позволяют выстраивать правильные стратегии ведения рекламных акций и делать прогнозы ситуации на рынке.

Администратор должен контролировать соблюдение предписаний , а также строго контролировать отсутствие нарушений правил гигиены и санитарии на производстве, противопожарной безопасности и гражданской обороны.

Все это находится в ведении администратора.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Личностные требования, предъявляемые к кандидату

Важное качество, которым должен обладать успешный администратор - уметь занять позицию лидера.

Это позволит мотивировать сотрудников делать свою работу хорошо.

При общении с покупателями, поставщиками и подчиненными незаменима коммуникабельность . Она позволяет найти общий язык с абсолютно разными людьми.

Необходимы во время обучения персонала позитивность и терпение.

Умение доводить свое дело до конца просто обязательно для хорошего управленца. Ответственность и объективность необходимы при осуществлении контроля за вверенной областью обязанностей администратора.

Организованность нужна при планировании своего времени, мероприятий в магазине, своевременной проверке разрешительных документов. Логическое мышление помогает сделать анализ получаемой информации о ситуации на рынке.

Внимательность нужна при работе с фискальными и административными документами и разрешениями, при составлении кассового отчета и прочем.

Основные функции и обязанности

На данного специалиста возложен огромный круг должностных обязанностей и функций :

Основы работы администратора магазина рассмотрены в данном видеролике:

Особенности работы и ведения дел различных видов магазинов

Интернет-магазин

При работе магазина в интернете получается более узкий круг обязанностей , чем требуется в большом розничном магазине.

Основная деятельность администратора магазина - это общение с дилерами при заказе товара.

Также менеджер должен следить за качеством, знать его характеристики и сроки годности, о вариантах применения и прочую информацию о товаре.

Он проводит консультации клиентов по телефону или любому электронному способу связи, занимается организацией доставки товара (самостоятельно или через курьера).

На нем также «ведение» заказа, контроль платежей, информирование о том, в какой стадии обработки находится заказ (например, еще едет, или уже на складе и передан курьеру и так далее).

Функции администратора могут варьироваться в зависимости от величины интернет-магазина и специфики его работы.

Более детально о работе администратора интернет-магазинов смотрите в следующем видеоматериале:

Магазин одежды

В работе администратора магазина одежды появляется большая необходимость организовывать мероприятия, акции, распродажи и прочее, чтобы продать остатки товара за прошедший сезон.

Менеджер ведет основной упор на обучение персонала техникам для успешной продажи товаров и мотивации к работе.

Он также уделяет особое внимание плану продаж.

Какие качества необходимо написать при составлении резюме для данной должности

Обязательно нужно писать про ответственность . Администратор магазина - должность очень ответственная. Человек должен «гореть» этим делом.

Для такой работы нужны лидерские качества , без них хорошую работу построить очень сложно! Необходимо обладать активной жизненной позицией, коммуникабельностью, стрессоустойчивостью.
Внимательность обязательна для менеджера, потому как он имеет дело с серьезными документами.

Получается, что профессия «администратор» – очень творческая, при этом требующая наличия противоположных качеств личности. С одной стороны - это вдумчивый, внимательный стратег, с другой - коммуникабельный управленец, объединяющий людей. Нарушение баланса в ту или иную сторону может не очень хорошо сказаться на работе.

Люди, работающие не один год в этой должности, как правило, очень любят свою работу, потому что каждый день они успешно решают очень много разносторонних вопросов, от которых зависит успех общего дела.

Современный потребитель очень требователен к качеству предоставляемых ему услуг. Потому эта сфера постоянно совершенствуется. Все большую популярность приобретает должность администратора. Так, на сегодняшний день большинство магазинов, клубов, салонов имеют в своем штате такого сотрудника. Клиенты охотнее посещают заведения, где работает такой специалист. Ведь к администратору заведения всегда можно обратиться за помощью, задать интересующие вопросы и решить конфликтную ситуацию.

Администратор – это должностное лицо, работа которого связана с управлением государственной либо коммерческой организацией. Такой сотрудник по праву считается главным помощником директора. Поэтому требования к его умениям, навыкам и личностным качествам предъявляются высокие. По мнению многих работодателей, хороший администратор – это тот, кто:

— является профессионалом в области экономики и менеджмента;

— разбирается в документоведении;

— умеет обрабатывать информацию на компьютере;

— искусно владеет навыками общения;

— имеет высокие организаторские способности;

— обладает такими личностными качествами, как эмоциональная устойчивость, толерантность, способность убеждать.

Профессиональные обязанности администратора

К таковым относят:

• Обеспечение качественного обслуживания клиентов, создание комфортных условий для них.
• Предоставление посетителю нужной информации, что касается ассортимента услуг, акций, возможных бонусных программ.
• Ведение документации (запись на прием, заполнение базы клиентов и т. д.).
• Обеспечение общественного порядка (принимает меры в случае конфликтных ситуаций, рассматривает жалобы клиентов, следит за дисциплиной сотрудников).
• Контроль за поддержанием чистоты в помещении, соблюдением норм санитарии.
• Информирование руководства о недостатках в обслуживании.
• Выполнение поручений начальника.

Администратор – это нужный человек во многих направлениях предпринимательской деятельности.

Сфера торговли

Торговля – очень древний род занятий людей. А умение продавать – полезный навык. Сегодня каждое торговое предприятие хочет быть конкурентоспособным. Для этого уже мало просто иметь качественный товар, нужно уметь его предложить покупателю. Такую функцию зачастую выполняет администратор магазина. В обязанности этого должностного лица входит управление работой торгового зала. Он должен осуществлять контроль за приемом и сдачей товаров, своевременностью появления продукции на прилавках, витринах магазина, проверять качество, срок годности всего ассортимента.

Чтобы привлечь клиентов, управленец может заключить договор с компанией на BTL-услуги. Такая реклама товаров в виде дегустаций, презентаций новинок повышает рейтинг предприятия, а инициатор получает законную премию.

Также администратор магазина старается не пропустить интересные промоакции. Потому что в результате предприятие получит выгодную бонусную поставку. А она лишней не бывает, так как иногда магазин несет убытки из-за воровства, просрочки товаров.

Сфера развлечений

Администратор клуба – это управленец, представительское лицо, на котором лежит ответственность за качество досуга клиентов. Данный специалист должен контролировать три направления – клубное помещение, работников, клиентов.

Хороший администратор понимает важность стильного оформления и чистоты зала. А также примыкающей территории снаружи.

В подчинении администратора находятся работники кухни, официанты и бармены, техперсонал, охранная служба. Управленец обязан следить за тем, чтобы все они соблюдали правила дисциплины, нормы гигиены и санитарии. Если, к примеру, клиент обнаружит в своем блюде волос, то это будет виной администратора, так как он не проконтролировал свой персонал.

Управляющий клубом обязан вежливо встретить посетителей, сопроводить их к столику и рассказать о возможных услугах заведения. В случае большого количества гостей он может поручить это опытному официанту. Если возникают конфликтные ситуации или клиент предъявляет претензии касательно качества сервиса, администратор должен деликатно выслушать и принять меры для разрешения проблемы.

Сфера индустрии красоты

Работа в этой сфере не так проста, как кажется. Администратор в салон красоты подбирается не только по уровню профессионализма, но и по внешним данным, ведь он будет «лицом компании». Именно его в первую очередь видят клиенты и по нему судят об уровне услуг салона.

Администратор приветствует посетителей. Он помогает подобрать процедуры, советует обратить внимание и на дополнительные услуги фирмы. Также он занимается денежными расчетами, координирует работу других специалистов салона.

Каким бы ни было направление деятельности фирмы, администратор – это прежде всего квалифицированный специалист с отличными способностями к организации и самоорганизации.

Профессия администратор кафе

Профессия администратор кафе известна еще под названием менеджер зала, метрдотель или управляющий. Это человек, который управляет деятельностью заведения в целом. Основное, чем занимается администратор кафе - организует работу персонала (поваров, официантов, гардеробщиков, уборщиц, охранников и т.д.), контролирует качество обслуживания, решает возможные конфликтные ситуации и создает хорошее настроение посетителям.

Места работы

Администратор нужен во всех заведениях общественного питания, будь то кафе, бар, ресторан или столовая.

История профессии

Термин «метрдотель» появился во Франции XVIII века (от фр. ma?tre d’h?tel - хозяин отеля). Так называли владельца постоялого двора, где отдыхали и обедали путники и туристы. Он встречал посетителей, рассаживал их в обеденном зале, принимал заказы, производил расчет и командовал прислугой на кухне.

Сегодня метрдотель - это администратор ресторана или кафе, без которого трудно себе представить любую точку общепита.

Обязанности администратора кафе

Обычно должностные обязанности администратора кафе таковы:

• организация эффективной работы кафе;
• руководство персоналом (составление графиков работы, обучение, контроль рабочих процессов и соблюдения стандартов заведения);
• контроль работы оборудования и качества приготавливаемых блюд;
• контроль сроков реализации готовой продукции;
• общение с посетителями;
• помощь официантам;
• оформление необходимых документов и отчетности.

1.4. На должность администратора назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.5. Администратор должен знать:

— постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся работы предприятия, учреждения, организации;

— структуру управления, права и обязанности работников и режим их работы;

— правила и методы организации обслуживания посетителей;

— виды оказываемых услуг;

— основы экономики, организации труда и управления;

— планировку и порядок оформления помещений и витрин;

— основы эстетики и социальной психологии;

— законодательство о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда.

1.6. Администратор подчиняется непосредственно ___________________________.

1.7. В период временного отсутствия администратора, его должностные обязанности возлагаются на ___________________.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.

2.1. Осуществлять работу по эффективному и культурному обслуживанию посетителей, созданию для них комфортных условий.

2.2. Обеспечивать контроль за сохранностью материальных ценностей.

2.3. Консультировать посетителей по вопросам, касающимся оказываемых услуг.

2.4. Принимать меры по предотвращению и ликвидации конфликтных ситуаций.

2.5. Рассматривать претензии, связанные с неудовлетворительным обслуживанием посетителей, проводит необходимые организационно- технические мероприятия.

2.6. Осуществлять контроль за соответствующим оформлением помещений, следит за размещением, обновлением и состоянием рекламы внутри помещения и на здании.

2.7. Обеспечивать чистоту и порядок в помещении и на прилегающей к нему или зданию территории.

2.8. Контролировать соблюдение подчиненными работниками трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены.

2.9. Информировать руководство об имеющихся недостатках в обслуживании посетителей, принимаемых мерах по их ликвидации.

2.10. Обеспечивать исполнение работниками указаний руководства предприятия.

2.11. Должностные обязанности администратора определены на основе и в объеме квалификационной характеристики по должности администратора и могут быть дополнены, уточнены при подготовке должностной инструкции администратора, исходя из конкретных обстоятельств.

3. ПРАВА.

Администратор имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному начальству о всех выявленных в процессе деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению

3.3. Давать распоряжения и указания и принимать соответствующие действия по устранению причин, создавших конфликтную ситуацию.

3.4. Вносить предложения руководству предприятия (учреждения, организации) по улучшению работы, относящейся к его должностным обязанностям и предусмотренным настоящей должностной инструкцией.

3.5. Получать от структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей

3.6. Привлекать специалистов всех структурных подразделений предприятия к решению возложенных на него задач (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет — с разрешения руководителя предприятия).

3.7. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.

Администратор несет ответственность за:

4.1. За ненадлежащее выполнение или невыполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством РФ.

4.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения полученных заданий и поручений, нарушение сроков их исполнения.

4.5. Невыполнение приказов, распоряжений директора предприятия.

4.6. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии.

Должностные инструкции администратора и его обязанности

Администратор должен осуществлять надзор за выполнением другими работниками основных функций, а при необходимости — решение спорных ситуаций. В задачи администратора входит обеспечение слаженной работы всей команды и постоянный контроль за качеством получающихся изделий или услуг. Чтобы быть назначенным на должность администратора, достаточно иметь полное среднее или высшее образование. Многие компании требуют стаж работы по профильной специальности, составляющий не менее 2 лет.

Что должен знать администратор

1. Руководства, указы, постановления и другие распоряжения вышестоящих органов или законодательных актов, которые касаются устава жизни определенной общественной группы, что обязывает делать должностная инструкция системного администратора.
2. Структуру и особенности деятельности управления, умение осуществлять контроль функций других работников. Права и назначенные обязанности каждого работника, а также режим работы совместно с возможными переработками или короткими днями, что обязывает делать должностная инструкция администратора салона.
3. Основные правила обслуживания посетителей, а также методы усовершенствования сервиса.
4. Полный перечень и точные разновидности услуг, которые оказывает предприятие.
5. Основные вопросы экономики, в большинстве случаев касающиеся особенностей организации труда рабочих и вопросов управления каждым сотрудником по справедливости и согласно уставу предприятия, законодательным нормам, что предусматривает должностная инструкция администратора магазина.

Читайте также: Правила поведения при пожаре в здании

Основные навыки администратора

1. Главные позиции маркетинга, а также основы организации рекламы, ее планирования и удачного позиционирования продукции или услуг, умение осуществления надзора за выполняемыми операциями, рассчитанными на популяризацию продукции или услуг в обществе.
2. Планировка всех производственных и показательных помещений, особенности расположения стратегически важных объектов, оформление каждого помещения, при необходимости проведение осмотра или экскурсии по определенным отсекам или комнатам. Это касается тех, руководством в работе которых является должностная инструкция администратора гостиницы.
3. Эстетические понятия о красоте и социальную психологию, по которой можно ориентироваться, принимая наиболее важные решения.
4. Полный спектр законодательных актов, касающихся защиты трудящихся и их охраны от негативных происшествий во время осуществления трудовой деятельности.

Чем руководствуется администратор

1. Общественным уставом, особенно его распространенными положениями.
2. Приказами и распоряжениями, которые издает начальство.
3. Правилами внутреннего распорядка, которые прописаны в законодательных актах и предписаниях каждой организации.
4. Должностной инструкцией, которая объединяет права и обязанности администратора.

Функции

Каждый администратор обязан осуществлять следующие функции:

1. Контроль и самостоятельное принятие участия в хозяйственной деятельности определенной рабочей группы.
2. Осуществление наблюдения за рациональным применением финансовых средств, исключая необоснованные траты.
3. Постоянное ведение отчетной деятельности в рамках своей компетенции и квалификации, отдавая их вышестоящему начальству. Это предусматривает должностная инструкция администратора гостиницы.

Основные обязанности

1. Поддержание контролирующей функции за целостностью и сохранностью всех объектов, представляющих материальную ценность и являющихся частью конкретной организации.
2. Принятие мер, если возникают срочные или конфликтные ситуации, требующие незамедлительного решения. Реагировать следует быстро, поэтому работа администратора связана с большой моральной, а иногда и физической нагрузкой, что предписывает должностная инструкция администратора салона красоты.
3. Рассматривать и частично принимать решения по поводу жалоб, поступивших от клиентов, которые недовольны сервисом или работой сотрудников. Во втором случае администратор часто может применить штрафные санкции или другие меры пресечения неудовлетворительной работы сотрудников. Также он должен разбираться в ситуации, а не просто выполнять работу, поэтому многие утверждают, что такая деятельность является сложной в моральном плане, что регламентирует должностная инструкция администратора кафе.

Главные предписания

1. Следить за тем, чтобы все помещения были оформлены надлежащим образом. Также осуществлять контроль надлежащего внешнего вида, размещения и своевременности перемены рекламных объектов как внутри, так и снаружи помещения. Это в первую очередь касается работников, которыми должна выполняться должностная инструкция администратора салона красоты.
2. Контролировать обеспечение и постоянное поддержание порядка внутри и снаружи помещения, что является неотъемлемой частью имиджа здания или конкретной фирмы, что показывает образец должностной инструкции администратора.
3. Осуществлять контроль за соблюдением работниками основных норм трудовой дисциплины, а также пожарной безопасности и других предохранительных мер, что предусматривают должностные инструкции администратора.
4. Доносит полученную или увиденную информацию до непосредственного начальника, касающуюся всех ошибок в работе сотрудников, а также приводит возможные меры, которые направлены на ликвидацию всех неполадок и ошибочных действий, что обязывает делать должностная инструкция администратора кафе.
5. С помощью команд поддерживает чистоту и порядок в рабочем помещении, курируя труд работников или нанимая специальные команды. Также в обязанности администратора входит проверка исправности и надлежащего состояния средств технического назначения и необходимого для работы оборудования, покупка мебели для офиса или другого помещения, оборудования и товаров различного назначения, которые пригодятся как для технических, так и хозяйственных целей.

Функциональные обязанности

1. Производит организацию, формирует распорядок и назначает время труда уборщицы, а также проверяет результат работы.
2. Организовывает поздравительные мероприятия или покупку подарков, бонусов в честь праздничных событий для сотрудников компании, а также прошлых и настоящих партнеров, постоянных клиентов или всех тех, кто пользовался услугами или продукцией конкретного предприятия.
3. Полностью решает все вопросы с арендодателем, касающиеся коммунального обслуживания помещений, которые арендует фирма, что предусматривают должностные инструкции администратора.
4. Проводит организационные мероприятия по поводу исправной работы всего оборудования, при необходимости назначает ремонтные работы, определяет их время, скорость, согласовывает стоимость, выбирает мастеров или фирмы, которые предоставляют оптимальные услуги за назначенную плату.
5. Постоянно ведет учет канцелярских и других технических принадлежностей, оборудования, инвентаря и всех элементов по хозяйственной части, своевременно предоставляет положенное количество и спектр данных устройств работникам.
6. Составляет, проверяет и сдает документацию, в которой содержатся отчеты из различных сфер за каждый прошедший период, что определяют должностные инструкции администратора.
7. Проводит организацию и контролирует надлежащее и дозированное питание работников, происходящее во время обеденного перерыва, распределяет порции, если это предусмотрено уставом компании.

Права

Администратор располагает такими правами:

1. Делать запросы по поводу состояния и качества поставляемого оборудования, наличия и количества, интенсивности расхода материалов для производства.
2. Составлять и вносить предложения по поводу улучшения работы фирмы или модернизации действий руководителей.
3. Выставлять требования руководителям по обеспечению хороших условий для осуществления обязанностей служебного характера.
4. Осуществлять принятие быстрых и рациональных решений, которые находятся в рамках компетенции администратора, что уточняется в уставе фирмы. Это утверждают должностные инструкции администратора.

Ответственность

На администратора возлагается ответственность по своевременному обеспечению необходимыми материалами и ресурсами для работы, поддержанию чистоты и безопасности на конкретном объекте, нахождению документации в исправном состоянии. Также от администратора зависит правильность составления и своевременность предоставления отчетов.

Он не имеет права разглашать коммерческую тайну, а также все сведения, о которых он узнал случайно, при выполнении своих непосредственных обязанностей. Чтобы данный сотрудник мог работать без проблем, он должен своевременно выполнять свои обязанности. Он отвечает за сохранность вверенного имущества, а также за выполнение требований должностной инструкции.

Должностные обязанности администратора: образец

Должностные обязанности администратора устанавливаются вышестоящим руководством. Все они должны быть указаны в должностной инструкции, а иначе они не имеют никакой юридической силы. Помимо этого, данный документ должен быть представлен администратору для ознакомления непосредственно перед его вступлением на новую должность.

Любая профессия является по-своему интересной, сложной, со своими особенностями. Престижная, перспективная профессия - администратор гостиницы. Любого посетителя гостиницы встречает, прежде всего, администратор. По внешнему виду администратора, впечатлению от беседы с ним, складывается первое впечатление о гостинице и ее сотрудниках.

Создать представление о гостинице - это ответственная задача для администратора. Впечатление, конечно, должно быть только положительным. Безусловно, он должен быть исполнительным, неукоснительно выполнять обязанности администратора. Желательно, чтобы у него был еще один аспект, скорее врожденный - харизма. Администратор должен уметь представить самого себя и гостиницу с очень хорошей стороны и оставить хорошее впечатление.

В большой гостинице может быть не один администратор, обычно на смену заступают несколько человек, ведь на ресепшене всегда должен обязательно находиться хотя бы один сотрудник. По работе администратора, проживающие в гостинице, могут судить о классе и ее респектабельности, поэтому владельцы ответственно подходят к выбору соискателя на вакансию. Особенно тщательный отбор проводится при наличии в гостинице номеров премиум-класса.

Основные функции администратора, по своей сути, представительские. Ранее на постоялых дворах тоже были своего рода администраторы - их функции обычно выполнял хозяин. Он принимал приезжих, устанавливал свои порядки на постоялом дворе и контролировал их выполнение.

Должность администратора требуется в гостиницах, на базах отдыха, в гостевых домах и т.д. Они особенно нужны в городах- курортах, в которых одновременно отдыхает большая масса людей.

Сфера туризма постоянно активно расширяется, появляются все новые гостиницы, мини - отели, хостелы.

Требования к администратору

Администратор должен быть человеком образованным, внимательным, вежливым и отзывчивым. Он должен быть устойчивым к стрессам и справедливым, когда разбирается с конфликтными ситуациями. Обязательно нужно быть отличным психологом, находить подход к каждому клиенту, уметь внимательно слушать и помогать, если потребуется.

Расти по карьерной лестнице, могут только люди уравновешенные, ответственные, умеющие быстро реагировать в трудной ситуации. Они должны уметь быстро обрабатывать большой объем полученной информации. Коммуникабельность, ответственность — основные критерии администратора.

В своем резюме соискатель должен указывать опыт работы на подобной должности в гостинице, отеле. Он должен быть, согласно должностной инструкции, не менее двух лет. Желательно предоставление рекомендации с предыдущего места работы.

В идеале он должен иметь следующие качества:

• общительность. Он сможет быстро и легко устанавливать контакт с постояльцами, отвечать на возникающие вопросы в его компетенции;
• речь должна быть правильной. Дефекты дикции, чересчур быстрое произношение негативно сказываются на передаче требуемой информации;
• сообразительность. В некоторых ситуациях требуются принять решение очень быстро и обязательно только верное. При этом оно обязательно должно быть справедливым в конфликтной ситуации;
• неукоснительно выполнять все свои обязанности. Со всей ответственностью относиться к ведению документооборота, первичной бухгалтерии;
• умение улаживать конфликты. Способность адекватно воспринимать любую ситуацию. Навык вежливого общения, помогает сглаживать возникшие недоразумения. Клиент в любой ситуации должен оставаться довольным, а бюджет не должен пострадать;
• готовность временно совмещать предлагаемую и иную должность, к работе сверхурочно (в случае не нарушении со стороны руководителя норм Трудового Кодекса).
• знание иностранного языка на разговорном уровне (чаще всего английского). Это важно при разговоре с иностранцами и повышает звездность гостиницы;
• уметь пользоваться компьютером;
• быть знакомым с делопроизводством;
• иметь навыки грамотных телефонных переговоров, уметь коротко и четко отвечать на поставленные вопросы;
• иметь среднее или высшее специальное образование, пройти специальное обучение в школе отельного бизнеса, закончить курсы для администраторов гостиницы.

В составе гостиницы администратор является специалистом среднего руководящего звена.

Вне зависимости от сложной ситуации, возможного конфликта, администратор всегда должен быть спокойным, непринужденным, веселым и главное - всегда оставаться доброжелательным и справедливым. Умение общаться - важное качество администратора.

Согласно должностной инструкции основные функциональные обязанности администратора следующие:

• осуществлять координацию в работе гостиницы, общий контроль, руководствуясь правилами гостиничного комплекса и законодательством.

Он обязан знать документальную базу:

1. нормативные документы и трудовое законодательство;
2. иметь базовые знания в управления;
3. четко знать свои обязанности, права, распоряжения руководителя и их выполнять;
4. принципы ведения гостиничного бизнеса;
5. осуществлять непосредственно функции:
6. контролировать и принимать непосредственное участие в хозяйственной деятельности гостиницы. Он должен вести наблюдение за рациональным использованием финансовых средств, не допускать необоснованных трат. В рамках своей компетенции и квалификации, вести отчетную деятельность о затратах;
7. систематизировать заявки по бронированию номеров;
8. общаться с постояльцами, учитывать их пожелания и замечания;
9. всячески способствовать комфортному пребыванию гостей;
10. осуществлять постоянный контроль за состоянием и готовностью к сдаче к заселению номеров (смена белья, уборка, опрятный вид помещений);
11. принимать участие в покупке мебели, оборудования и других принадлежностей для номеров с учетом их статуса;
12. осуществлять контроль за целостностью гостиничной собственности, имеющей материальную ценность;
13. осуществлять контроль за соблюдением работниками основных норм трудовой дисциплины, а также пожарной безопасности;
14. предоставлять информацию о работе гостиницы. Необходимо информировать клиентов об оказываемых услугах: о наличии свободных номеров, о предоставляемых услугах и их стоимости;
15. принимать заявки, контролировать их выполнение подчиненными сотрудниками;
16. консультировать постояльцев по правилам проживания, давать ответы на возникающие вопросы, принимать заявки на услуги, реагировать на замечания.

При обращении по телефону, важно указывать не только адрес гостиницы, но и как лучше до нее добраться. Рассказывать постояльцам о наиболее интересных памятных местах, культурных учреждениях, которые желательно посетить туристам:

• контролировать соблюдение персоналом своих обязанностей по выполнению правил внутреннего распорядка. Работу весь персонал должен выполнять со всей ответственностью;
• урегулировать конфликтные ситуации, касающихся уровня обслуживания. Принимать жалобы постояльцев, оперативно принимать меры для устранения недостатков. В каждом номере есть телефон и клиент всегда может связаться с администратором и сообщить о своих потребностях;
• вносить предложения по улучшению обслуживания постояльцев;
• координировать работу персонала гостиницы;
• ответственность за слаженность действий в работе всего персонала;
• бронировать номера в гостинице;
• регистрировать, размещать гостей в гостинице, выдавать ключи от комнат;
• работать с документацией и корреспонденцией;
• производить расчеты с постояльцами, подготавливать отчетную документацию;
• осуществлять контроль за проживанием и соблюдением правил;

Права администратора

Среди полномочий работника основные:

• ознакомление с решениями руководства по обслуживанию постояльцев;
• сообщение руководству о возникающих проблемах при общении с посетителями, о выявленных недоработках, внесение конкретных предложений, их устранения;
• внесение рекомендаций по улучшению обслуживания и оказанию услуг;
• выдача различных указаний подчиненным сотрудникам;
• осуществление контроля за работой персонала при выполнении их прямых обязанностей в обслуживании посетителей;
• конструктивное взаимодействие с руководителем для нормального выполнения своих функций.

Управляющий гостиницы может предложенный список увеличить или сократить. При этом в структуре обязательно должно указываться место, занимаемое администратором и его контакты для решения экстренных или сложных вопросов.

Ответственность администратора

Чаще всего администратор отвечает за следующее:

• не соблюдение своих обязанностей, согласно должностной инструкции;
• превышение своих полномочий;
• умышленное причинение материального ущерба.

За нарушение предусматривается наказание в виде лишения материального и других видов поощрения, возможно увольнение. Поощрения могут быть в виде выплаты премий, оплаты телефонной связи, различных абонементов. Может предусматриваться система штрафов за повторные мелкие нарушения. Каждый проступок должен рассматриваться индивидуально и не должно нарушаться законодательство. Обычно за сотрудником остается право принимать от посетителей чаевые.

Чем руководствуется администратор

В своей работе администратор руководствуется:

• уставом гостиницы;
• правилами внутреннего распорядка, которые прописаны в предписании организации;
• приказами, распоряжениями руководителя;
• должностной инструкцией администратора;
• общими правилами делового этикета;
• действующей в отеле трудовой дисциплины.

При приеме на работу, он обязательно должен быть ознакомлен со всеми действующими внутренними положениями и инструкциями данного отеля и подтвердить свое ознакомление подписью.

Должностная инструкция администратора

К главным функциям должностной инструкции:

• структура производственных действий;
• регулировка деятельности администратора.

С ее помощью, руководитель доносит свои критерии, требования, функциональные обязанности должности.

Она регламентирует права, требования, обязанности администратора. Он необходим для оценки трудовой деятельности, повышения квалификации, принятия решение о дальнейшем повышении работника. Основная цель должностной инструкции - грамотное управление персоналом.

Важно не только ознакомиться с инструкцией, но добросовестно и ответственно ее выполнять.

Должностная инструкция должна содержать:

• название гостиницы, кто утверждал и когда, документ (указывается в верхней части документа);

В разделе «Общие положения» предоставляется информация:

• указывается категория, к которой относится сотрудник. Администратор является специалистом;
• кто назначает и освобождает от должности. Директор гостиницы на основании приказа;
• лицо, которое может быть назначено на должность;
• документы для руководства;
• правила и информация, которой необходимо владеть.
• требования к образованию.
• в разделе «Должностные обязанности» приводятся обязанности по руководству персоналом, указываются действия, которые необходимо выполнять в обязательном порядке;
• в разделе «Права» обозначены права в деятельности;
• в разделе «Оценка работы и ответственности» указывается, как проводится оценка деятельности, ответственность за не выполнение требований инструкции на его должности;
• в разделе «Связи по должности» указывается, кому подчиняется администратор, с кем решает возникающие важные вопросы;

В конце инструкции указывается:

• наименование должности руководителя;
• личная подпись руководителя (с расшифровкой);
• виза работника, ознакомленного с инструкцией;
• визы работников, согласовывающих документ.

Разрабатывает инструкцию руководитель подразделения, который обязан согласовать ее с юристом, начальником отдела кадров, руководителем по охране труда. После внесения уточнения, поправок, дополнений, необходимых подписей, документ должен быть утвержден руководителем гостиницы.

Заработная плата администратора

Заработная плата администратора зависит, прежде всего, от региона, в котором находится гостиница, от ее престижности и качества предоставляемого клиентам сервиса. Заработная плата конкретного сотрудника определяется уровнем его личного профессионализма, качества его работы и количества отработанного времени за конкретный месяц. В среднем стране, она составляет сейчас примерно около 30 тысяч рублей.

Во многих гостиницах предусмотрены различные доплаты в виде премий, поощрительных бонусов, предоставления бесплатных полезных услуг, например, оплаты питания, услуг телефонии, выдаются абонементы для посещения спортзалов и культурных мероприятий.

Как и в любом другом бизнесе, чем лучше проявляет себя сотрудник тем, выше его персональная заработная плата, но все же определяющим моментом в этой отрасли является уровень «звезд» отеля и общий уровень сервиса данной гостиничной сети.

Заключение

Администратор гостиницы - профессия популярная особенно при все возрастающей массе туристов. Он требуется в гостинице, отеле, хостеле, на базе отдыха, встречает гостей, переступивших порог гостиницы. От него зависит комфортное проживание. Специальность администратора ответственная, довольно сложная, но интересная и увлекательная. Можно общаться с очень многими интересными людьми разных стран.

Администратору должны быть присущие профессии особенности - наличие харизмы, врожденной черты, и быть всегда не заметным для посетителей. При действительно добросовестном исполнении своих обязанностей, согласно должностной инструкции, не будет жалоб, не довольствия у проживающих в гостинице.

Если администратор поддерживает комфорт и порядок в гостинице, координирует всю работу, а гостям рассказывает о предоставляемых услугах, достопримечательностях в окрестностях, тогда они будут довольны. Если он всегда доброжелательный и веселый, общительный, то и у постояльцев будет хорошее настроение. Многим из них захочется еще раз обязательно посетить запомнившиеся достопримечательности и остановиться в гостинице с приветливым персоналом.

Для дополнительного ознакомления с профессиональными обязанностями администраторов гостиниц можно посмотреть видео, там также приведены основные нормативно-правовые акты, которыми должен руководствоваться администратор на своем рабочем месте.